Как правильно заполнить трудовую книжку?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

• Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».

• Следующим предложением написать верный вариант.

• В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.

Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.

Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.

В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.

Закончилась трудовая книжка что делать дальше

Уведомления Голосование HR-проект будет успешным, если будет соответствовать прежде всего: Профессиональному исполнению со стороны HRПотребностям компанииВидению руководителяИнтересам линейного менеджмента и рядового персонала Посмотреть результаты Как вы относитесь к кандидатам, у которых не было провалов? Всякое бывает, генийКак к обманщикамКак к тем, кто в жизни ничего не виделКак к перфекционистам Посмотреть результаты Почему проваливаются HR-инициативы? Профессионализм HR-а оставляет желать лучшегоНе соответствуют потребностям и культуре компании (придуманы от балды)У HR-а недостаточное положение в иерархииРубит руководство Посмотреть результаты Оформляете ли вы документально прием-передачу дел при смене кадровика? Нет, у нас есть работа и поважнее.Да, при смене любого работника.Оставляем на усмотрение самого кадровика. Если хочет — пусть оформляет.

Исправлять, нельзя оставить с ошибкой

Неправильные или неточные записи в трудовой книжке следует обязательно исправлять.

Почему нельзя оставить как есть? Неверную запись в трудовой книжке нельзя оставлять без исправления, поскольку из-за нее у сотрудника в дальнейшем могут возникнуть проблемы с подсчетом страхового стажа для назначения пенсии или пособий.

Кто может внести исправления? Если в трудовой книжке работника выявлена неправильная или неточная запись, исправить ее может как предыдущий работодатель, который ее внес, так и новый, который обязан в этом случае оказать необходимую помощь сотруднику при его обращении (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

В случае реорганизации прежнего работодателя исправление в трудовую книжку вносит его правопреемник, а при ликвидации — работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).

Образец исправительной записи в трудовой книжке

 Сведения о работе

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Общество с ограниченной

ответственностью 

"Бербера" 

(ООО "Бербера") 

 11 

 12 

 12 

2002

Принят на должность 

Приказ 

бизнес-аналитика 

от 12.12.2002 

N 1451 

Открытое акционерное 

общество "Сокотра" 

(ОАО "Сокотра") 

 12 

 20 

 07 

2012

Трудовой договор 

Решение 

расторгнут в связи 

Московского 

с ликвидацией 

городского суда 

организации, пункт 1

от 20.08.2012 

части первой статьи 81 

по делу 

Трудового кодекса 

N 33-48014 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров

О.В. Крымская Крымская

Л.И. Аденский Аденский

 Печать 

 ОАО "Сокотра" 

 13 

 03 

 09 

2012

Принят на должность 

Приказ 

ведущего аналитика 

от 03.09.2012 

департамента 

N 368 

коммерческих проектов 

Заполнение трудовой книжки можно переносить слова

Касается это как процедуры оформления трудовых документов, так и внесения в них записей и выдачи дубликатов. В случае обнаружения противоречий, Правительство требует руководствоваться документом, который располагает большей силой. Кстати, отвечая на вопрос нужна ли подпись директора в трудовой книжке, стоит заметить, что подпись может ставить как директор компании, так и лицо, имеющее на это полномочия.

Кадровик при приеме на работу нового сотрудника обязан проверить его трудовую книжку, а в случае необходимости – завести на человека новый документ. Если закончился один из разделов трудовой книжки, тогда оформляется специальный вкладыш. При обмене трудовой книжки работодатель обязан проверить подлинность бланка, а также сведений, указанных на титульном листе.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили. После этого она теряет свою актуальность.

В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.

Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке «работает по настоящее время». Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.

Как можно переквалифицировать статью

Уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек сделает заверенную копию в установленном порядке и сделает выписку из трудовой книжки.

Из комментариев: Я не работаю, трудовая книжка на руках. У нас средний ребенок-инвалид, муж берет на работе выходные дополнительные по уходу за ребенком-инвалидом, ему на работу нужно предоставить копию моей трудовой книжки заверенную. Кто должен ее заверять???

Трудовую книжку заверяет работодатель или уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек. Если Вы не работаете то и заверить Вам ее некому.

Право заверять трудовые книжки имеет начальник или директор вашего предприятия, а также начальник отдела кадров. На небольших предприятиях право заверения имеет также главный бухгалтер.

Заполнение и получение трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника в трудовой делается запись, где указывается дата, причина и документ, согласно которому увольняется работник. Это может быть приказ, акт, распоряжение. При увольнении с одного места работы по причине перевода на другое место делается отметка об увольнении с обязательным указанием причины: просьба работника или его согласие. Здесь следующая запись будет указывать на то, принят работник или переведен.

Выдается книжка сотруднику в тот день, когда ТД прекращает действие. Если сотрудник не может получить на руки трудовую, то работодатель обязан уведомить о надобности явиться в отдел кадров для получения документа. Для отправки данного документа по почте, необходимо согласие работника. Этим работодатель снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Получая трудовую книгу, работник расписывается в учетной книге движения трудовой и в личной карте. Трудовые книги, вкладыши и их копии должны сберегаться у работодателя до момента их востребования. Книжки, что не были востребованы, хранятся 75 лет.

Похожие записи:

• Социальный стандарт пенсионера в Москве в 2023 году
• Договор аренды транспорта с экипажем: как составить и что предусмотреть
• В Новосибирске в 2023 году выросла сумма детских пособий