Договор аренды транспорта с экипажем: как составить и что предусмотреть
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор аренды транспорта с экипажем: как составить и что предусмотреть». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Применение онлайн-касс при аренде авто
Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля
Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:
- марка и модель автомашины;
- ее пробег на момент передачи;
- стоимость данного актива;
- данные технического осмотра;
- номер подписанного сторонами договора аренды.
Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.
Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:
- 20 «Основное производство»;
- 23 «Вспомогательные производства»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
- 44 «Расходы на продажу».
Как страховые взносы с аренды отразить в учете
Каждый месяц стороны подписывают акт о выполненных работах. Для учета используются проводки:
| Дебет счета | Кредит счета | Комментарии к записи |
| 26 | 76 | Арендная плата за ТС |
| 26 | 69.01 | Взносы с части вознаграждения за услуги по вождению, прочим дополнительным услугам по договору с экипажем |
| 26 | 69.02 | |
| 76 | 68 | Удержан НДФЛ с арендной платы за авто |
| 76 | 51 | Оплачена аренда авто с р/с |
| 69 | 51 | Оплачены взносы ОПС, ОМС, ОСС |
| 68 | 51 | Перечислен НДФЛ от налогового агента (удержанный из арендной платы) |
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.
Позиция первая — договор заключать нельзя
Некоторые эксперты и проверяющие на местах придерживаются мнения, что заключать договор аренды транспорта с экипажем нельзя не то что с работником компании, но даже с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя. Свою точку зрению эксперты обосновывают так: в соответствии с п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа — это работники арендодателя. Они подчиняются его распоряжениям, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации автомобиля. Получается, что в качестве арендодателя лицо, не являющееся работодателем, выступать не может. А таковым признают физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).
Арендатор отражает расходы по договору аренды транспортного средства с экипажем (аренда транспорта, плата за услуги по управлению, ГСМ) в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Пример 2. Дополним условия примера 1. Согласно договору:
- арендная плата составляет 18 000 руб., в том числе:
- стоимость аренды автомобиля — 15 000 руб.;
- оплата услуг водителя — 3000 руб.;
Стоимость автомобиля, согласованная сторонами, — 500 000 руб.
Какими проводками бухгалтер ООО «Веник и метла» должен отразить операции, связанные с начислением и выплатой вознаграждения за услуги, оказанные арендодателем в соответствии с договором аренды транспортного средства с экипажем?
Решение. Бухгалтер сделает следующие проводки:
Дебет 001
- 500 000 руб. — отражено за балансом арендованное транспортное средство;
Дебет 20 Кредит 76
- 15 000 руб. — начислена арендная плата за автомобиль;
Дебет 20 Кредит 76
- 3000 руб. — отражено вознаграждение за услуги управления;
Договор фрахтования (чартера) занимает промежуточное место между договором перевозки и договором аренды транспорта. Заключают его при необходимости получить определенный объем вместимости транспортного средства (или весь его объем) на один или несколько рейсов. Гражданский кодекс только упоминает о таком виде транспортного договора (статья 787 ГК РФ), отсылая за регулирующими нормами к транспортным уставам и кодексам.
Чаще всего договор фрахтования заключается при перевозках воздушным или водным транспортом, но возможен и при перевозке груза автотранспортом (при условии, что груз перевозится в сопровождении представителя собственника груза, а учет перевозимых товарно-материальных ценностей не ведется).
В отличие от договора аренды транспорта фрахтователь не получает права временного владения и пользования транспортом, даже если зафрахтовано все судно или самолет. Фрахтовщик обязуется подать транспорт в оговоренное время в место погрузки груза и доставить его в место назначения. Погрузкой-выгрузкой груза занимается фрахтователь.
Транспортное средство (на примере водного транспорта) может быть зафрахтовано на определенное время и вместе с экипажем, так называемый тайм-чартер. Судно можно зафрахтовать и без экипажа (бербоут-чартер).
Аренда авто с водителем
Если автомобиль арендуется вместе с экипажем, т.е. если владелец авто намерен оказывать свои услуги в качестве водителя и слесаря, следящего за исправным состоянием транспортного средства, тогда ситуация с удержанием страховых взносов иная. Условия передачи авто в аренду с сопутствующими услугами такого рода регламентируются ст. 632–641 Гражданского кодекса.
В связи с тем, что владелец автомобиля вместе с передачей имущества в аренду предлагает еще и свои услуги по гражданско-правовому договору, то с этих услуг обязательно следует удержать взносы. Речь идет о той части уплачиваемой физлицу суммы по договору аренды машины с экипажем, которая идет в счет оплаты за его труд.
Целесообразнее будет в договоре аренды транспортных средств услуги по аренде непосредственно автомобиля и «трудовую повинность» его владельца разделить путем выделения этих двух сумм. Такое разделение услуг по аренде авто с экипажем на 2 части не регламентировано гражданским законодательством, но так желательно поступить, чтобы избежать возникновения споров с проверяющими.
Поскольку в таком договоре аренды есть доходы за труд физлица, то проверяющие будут считать сумму взносов со всей суммы договора, если только сумма оплаты за труд водителя авто, который также является его арендодателем, не окажется выделенной отдельно.
Если не разделить в договоре эти 2 суммы, а начисления сделать от суммы меньшего объема, чем арендная плата, предусмотренная договором, то при проверке с высокой долей вероятности будет произведено доначисление страховых взносов.
Для разрешения конфликта с проверяющими придется обращаться в суд. При этом следует учитывать, что подавляющее большинство судебных инстанций соглашается с налогоплательщиками, что доначисление взносов незаконно, а требование проверяющих о разделении этих 2 сумм в договоре необоснованно, поскольку такого требования нет в ГК РФ. Примером тому могут служить следующие постановления судов: 3 арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № Ф06-10012/12.
Что касается того, какие страховые платежи начисляются при заключении такого договора, то здесь все довольно просто. Так, с дохода арендодателя, который также оказывает услуги по управлению транспортным средством и следит за его техническим состоянием, будут в обязательном порядке начислены взносы на ОПС и ОМС.
О существующих тарифах страховых взносов читайте в материале «Каковы размеры ставок по страховым взносам на 2017-2018 годы?».
А вот взносы на соцстрахование на случай наступления несчастных случаев будут удерживаться только тогда, когда в договоре аренды транспортных средств будет прописано условие об их удержании (п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение
Есть два пути обеспечить мобильную и эффективную работу организации — иметь корпоративный автопарк или использовать личные автомобили сотрудников.
Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Законодательство предусматривает несколько способов оформления таких отношений.
В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.
В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.
Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.
Что выгоднее — аренда или компенсация
Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.
Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно | не более 1 200 руб. в месяц |
| Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см | не более 1 500 руб. в месяц |
| Мотоциклы | не более 600 руб. в месяц |
Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08. 02. 2002 N 92.
НДФЛ и страховые взносы
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.
Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.
Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.
Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:
- В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
- Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
- Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).
Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.