НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
О переводе на другую должность
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи
При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию. В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.
Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.
Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.
При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.
Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.
Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.
Вопросы по оформлению
Несмотря на то, что порядок строго регламентирован, на практике все равно возникают вопросы. Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству представлены в таблице.
| Проблема | Решение |
| На прежнем месте работы человеку поставили размашистую печать при увольнении. Печать заняла соседние строки. Можно ли вносить информацию о трудоустройстве поверх печати? | На оттиске печати писать нельзя. Место для внесения данных – соседние графы. Когда бланк заканчивается, оформляется вкладыш. |
| Ошибочно указан номер приказа в трудовой книжке. Можно ли зачеркнуть ошибочные данные? | Зачеркивать нельзя. Запись признается недействительной, рядом вносится верный номер приказа. |
| Новый специалист сообщил, что потерял документ о трудоустройстве. Принес справки и просит выдать дубликат. Можно ли выполнить просьбу? | Дубликат выдавать нельзя. Ситуация не входит в перечень оснований для выдачи дубликата, поэтому выдается новый бланк. Продублировать бланк вправе только бывший работодатель. |
| Как внести данные о работе частному предпринимателю? | Человек работает сам на себя. Трудовая книжка отражается только работу по договору. По этой причине запись не вносится. |
Основные правила заполнения
Чтобы правильно произвести процесс заполнения трудовой книжки необходимыми данными, следуйте следующим пунктам:
- Записи в трудовой книжке делаются авторучками (перьевыми, гелевыми, роликовыми – значения не имеет) с синим, черным или фиолетовым цветом. Чернила других цветов не допускаются к оформлению документа.
- Цифры в трудовой книжке должны быть арабскими, а даты – в формате дд/мм/гггг.
- Язык оформления – русский. Однако если в каких-то отдельных субъектах Российской Федерации дополнительно имеется другой язык на уровне государственного, то в процессе внесения в трудовую книжку всей необходимой информации можно использовать его.
- Все слова и словосочетания вписываются в документ в полной форме, то есть без каких-либо сокращений. Это касается и должностей, и различных приказов – в общем, всего, что содержится внутри интересующего нас бланка.
- Все данные в трудовой книжке должны соответствовать официально изданным со стороны организации приказам.
- Для внесения всех необходимых данных у сотрудника, ответственного за заполнение и ведение отчетности по трудовым книжкам, есть не более недели с момента непосредственного события. Исключения касаются записи о приеме на работу, которая, как мы помним, производится в течение пяти дней, а также записи об увольнении с должности: она производится в день вступления увольнения в силу.
- Любая запись в трудовой книжке обязательно сопровождается ее порядковым номером. Хотя и в случае номеров записи в трудовой книжке, впрочем, тоже есть несколько исключений:
- в случае, если сам работодатель меняет свое название, необходимость ставить порядковый номер отпадает;
- если производится создание дубликата трудовой книжки, запись о стаже работника также лишается нужды в прикреплении к ней порядкового номера;
- заголовки раздела сведений о работе не подлежат нумерации.
Владелец трудовой книжки обязан быть ознакомлен со всеми записями в ней под роспись.
Документы, необходимые для записи в трудовую книжку
Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.
Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:
- гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
- документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
- приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.
В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.
Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.
В какой момент вносится запись в трудовую книжку
ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.
Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.
С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.
Запись о присвоении нового разряда или категории
На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
5 |
15 |
01 |
2013 |
Присвоен пятый разряд |
Приказ от |
|
такелажника |
15.01.2013 N 7 |
Сведения о работе по совместительству
В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).
Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.
На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, — надлежаще заверенной копии приказа или справки.
Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.
Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.
Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Апрель» (ООО «Апрель») |
|||||
|
1 |
11 |
02 |
2013 |
Принят в отдел рекламы |
Приказ от |
|
на должность |
11.02.2013 |
||||
|
специалиста по связям с |
N 17-к |
||||
|
общественностью. |
|||||
|
2 |
16 |
07 |
2013 |
Принят на работу по |
Приказ |
|
совместительству в |
ООО «Фортуна» от |
||||
|
Общество с ограниченной |
16.07.2013 N 41 |
||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Фортуна» в отдел |
|||||
|
развития продаж на |
|||||
|
должность |
|||||
|
мерчендайзера |