Нюансы организации и оформления командировки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нюансы организации и оформления командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Далее, гендиректору необходимо выпустить приказ о временной передаче полномочий доверенному лицу, которое будет исполнять его обязанности во время его командировки. Например, это может быть заместитель директора, соучредитель, главный бухгалтер или любой другой сотрудник по выбору гендиректора. При этом сотрудник должен дать письменное согласие на замещение гендиректора во время его поездки.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.

Обязательное согласие на командирование требуется:

• для одиноких родителей с детьми до 5 лет;

• для опекунов детей до 5 лет;

• для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.

Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься

Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:

• сотрудники компании;
• внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.

Выдача подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.

Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.

Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.

Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.

Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.

Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Как оформить директору командировку правильно?

Для подготовки документов на командировку всех сотрудников организации действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11.

Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, а также заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас при направлении в командировку необходимости составлять эти документы нет, а к обязательным относят только приказ руководителя организации.

Приказ о направлении руководителя в командировку подготавливается по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации, закрепленном в её внутренней политике. В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки руководителя, после чего документ подписывается им в качестве генерального директора организации и в качестве командированного сотрудника.

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Обратите внимание

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

В России существует несколько нормативных актов, которые регулируют данный вопрос в наибольшей мере и указывают на многие специфичные особенности командировок:

1. ТК РФ, который закрепляет наиболее общие положение касающиеся трудовых отношений между работниками и работодателями и в частности вопросами командирования.
2. Постановление Правительства №749, которое указывает на Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», данный законодательный акт прописывает более развернутые пояснения, комментарии и способы регулирования вопросов, касающихся командировок.

Все положения также распространяются и на руководителя организации, которому необходимо отправить в командировку.

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Нормативное регулирование командировочных вопросов

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.

Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.

Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.

Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).

Основной документ для командировки в 2020 году

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

• Получает право отправиться в служебную поездку.
• Получает авансовую сумму перед отъездом.
• Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2020 году должен содержать следующие данные:

1. Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
2. Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
3. Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
4. Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
5. Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
6. Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
7. Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
8. Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
9. Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
10. Подписи работодателя и командируемого.

В России существует несколько нормативных актов, которые регулируют данный вопрос в наибольшей мере и указывают на многие специфичные особенности командировок:

1. ТК РФ, который закрепляет наиболее общие положение касающиеся трудовых отношений между работниками и работодателями и в частности вопросами командирования.
2. Постановление Правительства №749, которое указывает на Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», данный законодательный акт прописывает более развернутые пояснения, комментарии и способы регулирования вопросов, касающихся командировок.

Все положения также распространяются и на руководителя организации, которому необходимо отправить в командировку.

Изменения в оформлении командировок 2018 года

Как было сказано ранее, в 2020 году правила были упрощены, в основном по части обязательных для оформления командировочных документов. Так, согласно последним поправкам в закон, теперь необязательно составлять:

• Командировочное удостоверение – раньше этот документ был одним из основных, но сейчас достаточно предоставить билеты с датами прибытия и отбытия, или же путёвые листы. Это и будет подтверждением срока командировки. Получать отметки от принимающей стороны в это удостоверение тоже не требуется. Удостоверение, служебное задание и авансовый отчёт можно оформить в один документ.
• Служебные задания – эти документы для командировки в 2020 году ранее были обязательны только в особых случаях. Теперь же их составляют только для того, чтобы обосновать расходы, на которые потом будет уменьшена налоговая база при расчёте налога на прибыль. Для служебного задания в 2020 году обычно используется форма Т-10а.
• Отчёты о выполнении служебных заданий — обычно они составлялись только при наличии служебного задания и на одном и том же бланке. Сейчас можно не только не оформлять этот документ, но и использовать его любые удобные альтернативные версии.
• Журнал регистрации командировок, в котором отмечаются работники, отправляющиеся в поездки, куда, насколько, точные даты отбытия и прибытия, а также отметка о получении бухгалтером отчёта.
• Служебные записки — пригодится для оплаты командировочных расходов, если сотрудник использовал личный транспорт в служебных целях.

В 2020 году все перечисленные документы можно продолжать использовать, но можно этого и не делать. Допускается и частичное ведение отчётности, но в локальном нормативном акте, регламентирующем служебные поездки, официально закрепить командировку необходимо. Для этого оформляется Положение о командировках, которое не стоит путать с Постановлением правительства РФ о служебных поездках. Эти документы различаются своей юридической силой. Также для закрепления факта командировки хватит одного приказа и билетов.

Так, обязательными в 2020 году документами для командировки остались:

• Приказ.
• Авансовый отчёт — составляется по форме АО-1.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Похожие записи:

• Лай раздора: что делать, когда соседская собака не дает спокойно спать
• Дорожно-транспортное происшествие с пострадавшими лицами
• Расселение из аварийного жилья собственников 2023