Обязательные кадровые документы 2024 год
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список обязательных кадровых документов
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Приказ об увольнении, документ, завершающий трудовые отношения
В приказе об увольнении должны быть указаны следующие данные:
- Наименование организации. Полное наименование организации, в которой работает увольняемый сотрудник.
- ФИО работника. Полные фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника.
- Табельный номер. Уникальный номер, присвоенный работнику для учета в организации.
- Дата увольнения. Дата, когда работник будет уволен из организации.
- Причина увольнения. Основание для увольнения работника, такое как истечение срока действия трудового договора, сокращение численности персонала и другие.
- Указание на статью трудового кодекса. Если увольнение происходит в соответствии с определенной статьей трудового кодекса, то необходимо указать номер этой статьи.
- Подписи руководителя и работника. По завершении приказа об увольнении, он должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, которого увольняют.
Приказ об увольнении является заключительным документом в рамках трудовых отношений между работником и организацией. Этот документ имеет юридическую силу и служит основанием для начала процесса увольнения сотрудника.
Обратите внимание, что описанные требования к приказу об увольнении могут быть изменены и дополнены с учетом конкретных требований законного акта и внутренних правил каждой организации.
Перечень документов для оформления больничного листа
1. Заявление на больничный лист
Документ, который представляет собой официальную заяву работника о необходимости временного освобождения от работы в связи с болезнью или травмой. В заявлении указываются даты начала и окончания больничного листа.
2. Медицинская справка
Документ, выданный учреждением здравоохранения, содержащий информацию о диагнозе, причине и продолжительности освобождения от работы.
3. Копия трудового договора
Документ, подтверждающий существование рабочего отношения между работником и организацией. Необходим для подтверждения права на получение больничного по найму.
4. Сертификат инвалида (при наличии)
Документ, удостоверяющий инвалидность работника. В случае наличия такого сертификата, работник может иметь право на дополнительные льготы, предоставляемые положениями закона.
5. Справка о трудовом стаже
Документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Необходим для расчета длительности оплачиваемого и неоплачиваемого больничного листа.
6. Копия паспорта работника
Документ, удостоверяющий личность работника и необходимый для установления его личных данных и гражданства.
7. Копия полиса обязательного медицинского страхования
Документ, подтверждающий наличие медицинской страховки работника. Необходим для возмещения затрат, связанных с медицинским лечением.
Примечание: Перечень документов может различаться в зависимости от требований организации и законодательства.
Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год
Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
- Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
- Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
- Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
- Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
- Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).
Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Трудовые договоры для сотрудников
В трудовом договоре должны быть четко определены права и обязанности сторон, условия работы и оплаты труда, продолжительность рабочего времени, отпуска и прочие важные аспекты трудовых отношений.
Трудовой договор может быть как на определенный срок, так и на неопределенный срок. При заключении договора на определенный срок, должно быть указано его длительность и основание для заключения такого договора.
Также трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами. Заключение трудового договора является важным этапом при приеме нового сотрудника на работу и гарантирует законность и закрепление прав и обязанностей сторон.
При изменении условий трудового договора, например, в случае изменения заработной платы или графика работы, также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Трудовые договоры являются важным элементом организации работы ООО в 2024 году и должны быть составлены в соответствии с требованиями трудового законодательства и учтены все особенности работодателя и работников. Они способствуют законному и адекватному регулированию трудовых отношений, предоставляют возможность защиты прав и интересов обеих сторон.
Учредительный договор ООО: регистрация и изменения
Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование общества с ограниченной ответственностью;
- Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
- Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
- Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
- Порядок распределения прибыли и убытков общества;
- Порядок выхода учредителя из состава общества;
- Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.
После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.
Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Отчеты по трудовым отношениям: основные документы и требования
Основные документы, которые должны быть включены в отчеты по трудовым отношениям, включают:
- Трудовые договоры – основные документы, регулирующие трудовые отношения между работниками и организацией. Они должны быть подписаны всеми сотрудниками и содержать информацию о сторонах договора, условиях труда, вознаграждении и других важных условиях.
- Заявления на прием на работу – документы, подаваемые работником при устройстве на работу. Они могут включать резюме, анкету и другие документы, необходимые для оценки кандидата на вакантную должность.
- Приказы о приеме на работу – официальные документы, удостоверяющие заключение трудового договора с новым сотрудником. Они должны содержать информацию о дате приема, должности и других важных условиях труда.
- Трудовые книжки – документы, в которых фиксируются все изменения и события, связанные с трудовыми отношениями. Они включают записи о приеме и увольнении, перемещении по должностям, повышении квалификации и другие важные события.
- Заявления на увольнение – документы, подаваемые работником при расторжении трудового договора. Они должны содержать информацию о причине увольнения и другие важные детали.
- Приказы об увольнении – официальные документы, подтверждающие расторжение трудового договора с работником. Они должны содержать информацию о дате увольнения и причинах, а также указывать все необходимые процедуры и условия.
Помимо перечисленных документов, отчеты по трудовым отношениям могут содержать и другие документы, в зависимости от специфики и требований организации, а также от действующего законодательства.