Можно ли назначить ответственными за трудовые книжки сразу несколько работников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли назначить ответственными за трудовые книжки сразу несколько работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Какие документы нужно оформить при назначении ответственного лица
В таком деле, как назначение существует целый перечень обязательной документации, которая в целом несет основополагающую информацию для того или иного лица и его сферы деятельности.
Стоит отметить, что существует множество сфер, в которых можно назначить человека на такую должность, но документация для этого нужно будет априори разная, но во всех спектрах деятельности возможно выделить основной, корневой состав важных отчетов, заявлений и так далее, выглядит он таким образом:
- Одним из основных и первостепенных действий должен быть договор (чаще его называют приказ) об ответственности, которая представляется в разных формах, начиная от охранной, заканчивая материально. Все ответственность происходит на всеобщем уровне предприятия, поэтому за таким лицом всегда будет ходить по пятам проверка и прочие не очень приятные ситуации.
- Далее, идет целый набор из второстепенных документов. Чаще всего они представляют собой состав основополагающих данных о лице, которое впоследствии будет нести полноценную ответственность, а именно в них входят трудовая книжка пребывающего сотрудника, медицинские экспертизы (если человек будет находиться в тяжелых условиях или нужно свидетельство о его физической подготовке) и так далее.
- Также обязательным документом является полный набор всего перечня будущих должностных обязанностей физического лица, вступающего на тот или иной ответственный пост.
- Последний акт чаще всего представляется плавающим, т. е. у него нет законодательной привязанности, его пишут исключительно локально в абсолютно свободно манере, естественно, с уже устоявшимся корневым алгоритмом всех документов (имеются в виду основные строфы, само тело заявление пишется в свободной форме).
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
Вам будет интересно:
Сопроводительное письмо к резюме: как его правильно составить, пример и образец
Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.
Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:
- «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур»;
- «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур»;
- «Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру».
Источники:
- Информация Минфина России N ПЗ-10/2012
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Кого назначить ответственным
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
бухпроффи
Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.
Вам будет интересно:
Справка о неполучении единовременного пособия при рождении ребенка: как и где получить справку, как составить
В настоящий момент действующее законодательство не обязывает руководителей компаний составлять свои приказы, пользуясь заранее разработанными бланками. Все распоряжения, в том числе и приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, можно написать в свободной форме. Для этой задачи идеально подойдёт лист бумаги формата А4 или фирменный бланк фирмы. Выбор стоит исключительно за составляющим распоряжение лицом.
Допускается исполнить текст приказа в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде на компьютере. Важнейший элемент документа – это подпись директора. Без неё официальная бумага не будет иметь юридической силы. Именно поэтому компьютерной версии придётся придать физический вид посредством распечатки на принтере. Также это потребуется для хранения приказа в архиве предприятия в течение определенного периода времени.
Учет и хранение трудовых книжек
Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.
Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.
Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»
Приказ
| г. Орел | от 08.08.2011 N 332-п |
Документы учета и регистрации трудовых книжек
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.
Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.
В книгу учета вносятся сведения:
— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;
— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;
— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.
При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.
В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.
Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.
Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.
Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Порядок учета трудовых книжек
Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:
— кадровой службой организации
— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Оформление трудовой книжки впервые
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.
До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.
Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.
Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».
Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся без сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике;
— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
— сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Акт передачи трудовых книжек
Избранный должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Подписанный уполномоченным приказ должен быть зарегистрирован в книге регистрации приказов. Вступление в полномочия характеризуется принятием ТК работников актом.
Кроме передачи актом, иных вариантов принятия ответственности уполномоченным за ведение ТК, Правилами не предусмотрено. Для составления акта избирается комиссия. Комиссия также утверждается приказом.
Число членов комиссии определяются работодателем, их кандидатуры определяются по его усмотрению. После того как комиссия сформирована, в назначенный день, который должен быть отражён в приказе, в присутствии комиссии и уполномоченного приказом руководителя, работника, составляется акт, в котором:
- Указывается дата приёма-передачи.
- Определяется факт приёма-передачи и причина возникновения данной процедуры, со ссылкой на приказ.
- Перечисляются члены комиссии.
- Обозначается уполномоченное лицо, принимающее ТК, с указанием его должности, фамилии, имени, отчества.
- Даётся перечень трудовых книжек, которые принимает ответственный за их ведение.
После перечня книжек, которые передаются актом, ставятся подписи:
- лица, передающего ТК;
- лица, принимающего их;
- всех членов комиссии.
После составления и подписания акта, передающее лицо освобождается от ответственности за книжки, а лицо, принявшее их актом, принимает ответственность за них. Если актом ТК передавались от работодателя к уполномоченному – ответственность разделяется между обоими, не снимаясь с руководителя полностью.
Кроме действующих на момент передачи книжек, актом передаются чистые бланки. Они необходимы на любом из предприятий для вновь поступающих на работу сотрудников, которым требуется завести новую трудовую или для тех, чью трудовую необходимо заменить или завести её дубликат.
Что нужно сделать работодателю
Все нововведения по переходу на персональный электронный учет трудовой деятельности и стажа работающих граждан должны быть оформлены согласно нормам трудового законодательства.
В связи с этим работодатели в 2021 году должны:
- До 30.06.2020 письменно уведомить каждого сотрудника о необходимости решить, продолжать учет его деятельности в бумажной форме или перейти на электронную.
- До 31.12.2020 получить от сотрудников персональные заявления на имя работодателя о принятом решении и внести соответствующую запись в сведения для Пенсионного фонда.
- Оформлять и предоставлять в ПФР персонифицированные отчеты по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ) до 15 числа месяца, идущего за тем, в котором произошли кадровые изменения.
- Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, то следует вести учет в двух вариантах: электронном и бумажном.
- Если выбор сделан в пользу ЭТК, нужно в бумажной книжке сделать запись о получении соответствующего заявления сотрудника и выдать книжку на руки.
- Внести изменения, связанные с введением цифрового кадрового учета, в локальные нормативные акты и должностные инструкции.
Приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец
Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за делопроизводство .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за делопроизводство .doc
В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.
Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.