Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Оформление приказов по инвентаризации в казенном учреждении

Примерами таких мероприятий могут быть: проведение инвентаризации, контроль за расчетами по оплате труда и госзакупками, сдача отчетности и пр. Третий документ, который следует утвердить, это приказ о соблюдении кассовой дисциплины.
Он связан не с Законом № 402-ФЗ, а с Положением № 373-П. По сравнению с действовавшим ранее Порядком № 40 новый документ носит рамочный характер, и учреждениям необходимо составлять дополнительные локальные акты.

Поэтому учреждению следует подготовить проект локального нормативного акта, которым будет утверждена данная информация. — Что надо учесть при создании первичных учетных документов? Как я уже отмечала, формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но для организаций госсектора устанавливается особый порядок.

Документальное оформление инвентаризации

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:

• полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
• выявление недостачи денежных средств;
• обнаружение в кассе излишка денежных средств.

Выявлена безнадежная дебиторская задолженность

Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.

Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ).

Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.

Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 26.10.2017 № 03-07-11/70423, от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

На счетах бухгалтерского учета списание безнадежной «дебиторки» отражается следующим образом:

1. Дебет 91 (63) Кредит 62 (76) — списана безнадежная дебиторская задолженность;
2. Дебет 007 — списанный безнадежный долг учтен за балансом.

Если списывается безнадежный долг по выданным авансам, то ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить и включить в расходы вместе со всей суммой долга (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-07-11/5018, от 05.06.2018 № 03-07-11/38251, от 23.06.2016 № 03-07-11/36478). Хотя, из буквального толкования норм НК РФ данный вывод не следует.

Полный перечень случаев, когда налогоплательщику следует восстановить принятый к вычету НДС, приведен в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Основания для восстановления НДС в случае списания покупателем дебиторской задолженности по предоплате в приведенной норме не содержатся. Cм. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017, АС Поволжского округа от 16.11.2016 № Ф06-14629/2016, АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и др.

На счетах бухгалтерского учета:

1. Дебет 60 Кредит 51 — перечислен аванс поставщику;
2. Дебет 68 Кредит 76.ВА — НДС заявлен к вычету;
3. Дебет 91 Кредит 60 — списана задолженность по истечении срока исковой давности;
4. Дебет 76.ВА Кредит 68 — восстановлен ранее заявленный к вычету НДС.

Документальное оформление

Основанием для отражения в учете излишков и недостач имущества, выявленных при проведении инвентаризации, являются первичные учетные документы, составленные на основании результатов инвентаризации, содержащихся в соответствующих регистрах бухгалтерского учета.

Отметим, что согласно п. 6 Инструкции N 157н порядок проведения инвентаризации закрепляется в учетной политике казенного учреждения. Как правило, такой порядок устанавливается в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации. Если в учреждении не предусмотрено каких-либо особенностей, то в учетной политике можно просто сделать ссылку на указанный нормативный акт.

При этом следует учитывать, что отдельные документы по оформлению инвентаризации в казенных учреждениях отличаются от тех форм, которые указаны в Методических указаниях по инвентаризации, так как в государственных (муниципальных) учреждениях применяются формы, утвержденные Приказом Минфина России N 173н.

В таблице представлены основные документы, в которых отражаются результаты инвентаризации нефинансовых активов, их предназначение и порядок составления:

 Наименование 

 Предназначение

 Порядок составления 

 Регистр бухгалтерского учета 

Инвентаризационная
опись 
(сличительная 
ведомость) 
по объектам 
нефинансовых 
активов 
(ф. 0504087)

Применяется для
сопоставления 
фактического 
наличия 
с данными 
бухгалтерского 
учета, 
на основании 
чего выявляются
расхождения 

Составляется комиссией учреждения 
по материально ответственным лицам 
с указанием места проведения 
инвентаризации, распиской материально 
ответственного лица и отражает: 
наименование и код объекта учета, 
инвентарный номер, единицу измерения; 
сведения о фактическом наличии объекта
учета (цена, количество); сведения по 
данным бухгалтерского учета 
(количество, сумма); сведения 
о результатах инвентаризации 
(по недостаче и по излишкам - 
количество и сумма) 

Ведомость 
расхождений 
по результатам 
инвентаризации 
(ф. 0504092)

Является 
основанием для 
составления 
Акта о 
результатах 
инвентаризации 
(ф. 0504835)

Составляется бухгалтерией, 
подписывается исполнителем и главным 
бухгалтером, в форме фиксируются 
установленные расхождения с данными 
бухгалтерского учета: недостачи или 
излишки по каждому объекту учета в 
количественном и стоимостном выражении
(по рыночной стоимости) 

 Первичный учетный документ бухгалтерского учета 

Акт о результатах 
инвентаризации 
(ф. 0504835)

Является 
основанием для 
оформления 
необходимых 
актов по 
принятию к 
учету излишков 
либо списанию 
недостач 

Составляется комиссией, назначенной 
приказом (распоряжением) руководителя 
учреждения, подписывается членами 
комиссии и утверждается руководителем 
учреждения, в акте указываются 
обобщенные результаты инвентаризации 

Далее рассмотрим последовательность оформления этих документов.

Процесс проверки имущества и обязательства компании относится к бухгалтерскому учету на производстве. Поэтому основные положения о проведении содержатся в соответствующем законодательном акте ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402. В нем указаны сроки, периодичность, что должно входить в процедуру.

Есть еще несколько постановлений, в которых прописываются законодательные нормы:

1. Положение Минфин от 29.07.1998 № 34н.
2. Методические указания по инвентаризации, Министерство Финансов от 13.06.1995 №49.
3. Ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Основные положения о том, как, когда и кем нужно проводить, содержатся в Методичке № 49. Однако игнорировать и другие постановления нельзя, прописанное в любом законе выполняется неукоснительно.

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии

Чтобы провести контроль активов и обязательств компании, необходимо не только инициировать инвентаризацию по установленной законом форме ИНВ-22, но и отдельным распоряжением назначить проверяющих. Документ о назначении должен быть создан одновременно или незадолго до распоряжения о проведении. Он заносится в журнал в соответствии с порядковым номером. Придется прописывать, будут ли эти лица на постоянной основе осуществлять контрольные мероприятия финансово-хозяйственной деятельности или разово.

Форма данной бумаги в законодательстве не установлена, поэтому ее разработка целиком ложится на плечи компании. За основу можно взять уже готовые шаблоны, один из примеров которых мы прикрепим ниже.

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора, состав и порядок ее формирования законодательством практически не регулируются. В документе лишь нужно указать:

• название и форма собственности предприятия;
• порядковый номер распоряжения;
• нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
• срок деятельности комиссии (на постоянной основе или на конкретную дату);
• список работников;
• обязанности;
• должность и инициалы лица, ответственного за исполнение;
• Ф. И. О. и подпись инициатора.

Когда документ составлен, необходимо, чтобы сотрудники с ним ознакомились и подписали. После занесения в журнал хранить в бухгалтерии вместе с распоряжением о проведении проверки.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

• реорганизация учреждения;
• смена или увольнение материально-ответственных лиц;
• составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
• подозрения по факту хищения или кражи;
• чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

Учетная политика бюджетного учреждения: как составлять по новым требованиям

В части методов начисления амортизации в 2022 году учетная политика организации формируется по-новому. На выбор доступно три метода: линейный, пропорционально объему произведенной продукции и метод уменьшаемого остатка. В конце 2022 года необходимо провести инвентаризацию и определить, какой метод начисления амортизации подходит вашей компании.

1. Экономический субъект самостоятельно определяет способ ведения бухучета независимо от других лиц. Исключение: филиалы и дочерние компании.
2. Если положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ведет к искажению бухгалтерской информации, то допустимо отступление от установленных норм, но это придется обосновать в УП.
3. Если утвержденные нововведения можно применять с нового отчетного периода либо осуществить добровольный переход ранее, то при добровольном переходе необходимо отразить данное условие в бухотчетности.
4. При формировании отчетности по МСФО организация должна применять федеральные стандарты. Если способ ведения бухучета, установленный ФС, противоречит МСФО, то организация вправе не применять данный способ, но следует обосновать это в УП.

Оформление приказов по инвентаризации в казенном учреждении

Согласно п. п. 1, 2 ст. 11 данного документа активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. При этом случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии, проводящей инвентаризацию Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям 0504091 Применяется для отражения результатов инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений. Формируется комиссией учреждения и отражает сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общую сумму задолженности плательщика («Всего»), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Конечно, чаще при инвентаризации обнаруживают недостачи. Порядок списания недостачи зависит от вида недостающего имущества и причины возникновения недостачи (связана ли она с чрезвычайными обстоятельствами или нет, имеется виновное лицо или нет).

В случае если выявлена недостача основных средств первоначальной стоимостью до 3000 руб., которые были списаны на расходы учреждения единовременно в момент их передачи в эксплуатацию, никаких дополнительных записей по списанию данного имущества делать вообще не придется.

Когда выявлена недостача другого имущества, по которому начисляется амортизация — или если установлено, что такое имущество пришло в негодность — необходимо прежде всего списать сумму начисленной по недостающему объекту амортизации. Например, если обнаружена недостача основного средства:

Дебет КРБ 0104XX410 «Уменьшение стоимости… (соответствующего вида основных средств) за счет амортизации»

Кредит КРБ 0101XX410 «Уменьшение стоимости… (соответствующего вида основных средств)»

• списана сумма начисленной амортизации по основному средству, подлежащему списанию в связи с обнаружением его недостачи.

После этого производят списание остаточной стоимости недостачи (если, конечно, она не равна нулю — если объект еще не был полностью самортизирован или по нему не начислялась 100%-ная амортизация в момент ввода в эксплуатацию). И тут уже важна причина возникновения недостачи:

• если основное средство пришло в негодность вследствие стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций, остаточная стоимость списывается проводкой:

Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.

Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:

• пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
• сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
• установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
• проверка объектов, непригодных к использованию;
• выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.

При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно – достаточно проверять их раз в три года.

Новое в инвентаризации в 2021 (последние новости)

Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.

Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа – ИНВ-26.

Излишки в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости. НДС и акцизы при этом не учитываются. Дата оприходования должна соответствовать дате инвентаризации. Основные проводки по ситуациям, возникшим в результате проведения инвентаризации, отражены в таблице.

Похожие записи:

• Изменение способа взыскания алиментов
• Как заменить счетчик электроэнергии в 2023 году
• Дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего севера