Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.

Сличительная ведомость ИНВ-18, ИНВ-19

Данные два вида ведомости применяются с целью отражения результатов инвентаризации основных средств и различных материальных ценностей. Сличительная ведомость — это документ, в котором сопоставляют данные бухгалтерского учета из прошлых инвентаризационных ведомостей. В данной ведомости выводятся инвентаризационные излишки и недостачи.
В 1998 году было утверждено две унифицированные формы ведомостей. Основная задача сличительных ведомостей заключается в упрощение процесса ведения первичного инвентаризационного учета. Также данные формы должны повысить контроль производства. В документе No88 Госкомстата России представлены две формы сличительной ведомости:
1. ИНВ-18;
2. ИНВ-19.

ИНВ-18 составляется по результатам предварительной инвентаризации основных средств и нематериального имущества организации. По форме ИНВ-19 ведется сравнительный учет только материального имущества.

Порядок ведения сличительной ведомости сводится в проведение инвентаризации. Далее данные сверяют бухгалтерией, и формируется новый документ. Он содержит в себе подробное описание всех выявленных нарушений. Стоит отметить, что каждое несоответствие подробно расписывается с указанием причины. Далее составляется документ в двух экземплярах, где первый экземпляр находится у материально-ответственного лица (МОЛ), а второй в бухгалтерском отделе.

Что представляет собой форма ИНВ-19

На базе формы ИНВ-19 составляется сличительная ведомость, в которой сотрудники компании, ответственные за инвентаризацию, фиксируют расхождения между итогами фактических подсчетов ТМЦ и учетными данными. Данная форма утверждена Госкомстатом в постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется только в отношении расхождений по ТМЦ. Для основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) существует иная форма.
Подробнее о форме, фиксирующей расхождения, выявленные по ОС и НМА, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-18 — бланк и образец».

Обе формы (и ИНВ-18, и ИНВ-19) могут применяться не только при плановой инвентаризации, но также и при внеплановом подсчете тех или иных ресурсов, принадлежащих компании, для выявления предполагаемого расхождения между их реальным и учетным количеством.

Как правильно провести инвентаризацию товаров на складе, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в типовую ситуацию.

Печать ИНВ-3 и ИНВ-19 по результатам пересчета в «1С:УТ 8»

При оформлении инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3) может возникнуть вопрос: как распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19?

Для формирования и печати этих форм предназначен отдельный документ – «Инвентаризационная опись». Рассмотрим формирование инвентаризационной описи по результатам пересчета товаров.

Задача:

На складе была проведена инвентаризация товаров, выявлены излишки и недостача. Результаты внесены в документ «Пересчет товаров» в 1С, оформлены складские акты оприходования излишков и списания недостачи. Необходимо вывести на печать инвентаризационную опись и сличительную ведомость.

Отражение в 1С пересчета товаров и актов списания и оприходования подробно описано в наших статьях пересчет товаров при инвентаризации и оформление складских актов по результатам пересчета товаров.

В программе предусмотрено автоматическое формирование документа «Инвентаризационная опись» непосредственно из документа «Пересчет товаров».

Что представляет собой форма ИНВ-19

На базе формы ИНВ-19 составляется сличительная ведомость, в которой сотрудники компании, ответственные за инвентаризацию, фиксируют расхождения между итогами фактических подсчетов ТМЦ и учетными данными. Данная форма утверждена Госкомстатом в постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется только в отношении расхождений по ТМЦ. Для основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) существует иная форма.
Подробнее о форме, фиксирующей расхождения, выявленные по ОС и НМА, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-18 — бланк и образец».

Обе формы (и ИНВ-18, и ИНВ-19) могут применяться не только при плановой инвентаризации, но также и при внеплановом подсчете тех или иных ресурсов, принадлежащих компании, для выявления предполагаемого расхождения между их реальным и учетным количеством.

Как правильно провести инвентаризацию товаров на складе, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в типовую ситуацию.

Особенности заполнения

Вне зависимости, заполняется предложенный образец, или же самостоятельно разработанный, необходимо учитывать:

1. Инвентаризация, проводимая за месяц, за него же и составляется. Если речь идет о годовой инвентаризации, она привязывается к годовому бухгалтерскому отчету, перед которым и проводится.
2. Пустые графы обязательно отчеркиваются.
3. Сличительная ведомость заверяется на каждой странице не только бухгалтером, но и сотрудниками, которые материально ответственны за проверяемые ценности. Таким образом, они удостоверяют, что ознакомлены с результатами проверки и согласны с ними.

В ведомость не входят ценности, которые организация:

• по каким-либо причинам приняла на хранение;
• арендовала на определенное время;
• получила в целях переработки.

Такие ценности не находятся на бухгалтерском учете, несмотря на их наличие в складских помещениях, и не подлежат инвентаризации. С другой стороны на них должны иметься отдельные документы у складских рабочих.

Предлагаемая форма бланка позволяет при инвентаризации быстро и точно произвести учет результатов, с полными данными по товарно-материальным ценностям, которых обнаружено в излишке или недостаче, с получением конечного результате при окончании оформления. Кроме того, документ позволяет юридически подтвердить, что материально заинтересованные лица в курсе результатов проводимой инвентаризации и согласны с ее результатами, в чем добровольно подписываются. Естественно, использование формы ИНВ 19 эффективно при проведении проверки во всех отношениях.

Бланк и образец документа

Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля. Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:

1. Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
2. Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий приказ, в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
3. Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
4. Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
5. ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
6. Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:

• название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
• маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
• результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
• расхождения по пересортице;
• окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).

1. В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.

Образец заполнения сличительной ведомости ИНВ-19

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости.

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

• административный персонал организации;
• работники бухгалтерии;
• иные специалисты.

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств и НМА

Ведомость выявленных отклонений по ОС и НМА оформляется в виде 2 одинаковых копий (одна будет находиться у сотрудника бухгалтерии, другая — у материально-ответственного лица). На арендованные объекты составляется отдельный документ.

Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-18 вы можете скачать на нашем сайте:

Форма ведомости состоит из следующих частей:

Заполненная сличительная ведомость визируется сотрудником бухгалтерии и сотрудником, отвечающим за сохранность инвентаризируемого имущества.

ВАЖНО! По имеющимся отклонениям объектов НМА в графах 3, 8, 10 проставляется прочерк.

Об особенностях проведения проверки наличия основных средств читайте в статье «Порядок проведения инвентаризации основных средств».

Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ: как заполнять

Ведомость можно заполнять старым проверенным способом на бумажном носителе, а также документом в электронном виде, подписанным электронной подписью. Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ имеет унифицированную форму ИНВ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится непосредственно в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному работнику или работникам, если их несколько.

В шапке ИНВ-19 необходимо заполнить название компании, код по ОКПО, структурное подразделение, вид деятельности. Далее необходимо заполнить основание, согласно которому была проведена инвентаризация – таким основанием может являться, например, приказ или распоряжение руководителя. Далее указать его номер, дату, даты, когда была начата и закончена инвентаризация, вид операции.

Рядом с заголовком ИНВ-19 необходимо указать номер документа и дату его составления. Далее в основной части ведомости указывается, что была проведена инвентаризация ТМЦ, которые находились на хранении у определенных лиц (указываются должности и подписи лиц). Далее указывается дата инвентаризации.

Далее сличительная ведомость результатов инвентаризации содержит объемную таблицу со сведениями, которые были установлены в ходе проведения инвентаризации. В частности, таблица содержит следующую информацию:

Иногда относительно последних колонок ведомости возникают вопросы: действительно, сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (образец заполнения вы найдете далее) содержит колонки, которые дублируют друг друга. Повторяют друг друга три раза последние две колонки: количество и сумма окончательной недостачи. Это сделано для того, чтобы можно было распределить недостачу, которая была выявлена, по сотрудникам, у которых она возникла. Таким образом, сличительная ведомость товарно-материальных ценностей (бланк) содержит информацию по недостаче по трем материально ответственным сотрудникам. Если компания решила утвердить для этих целей собственную форму ведомости, то по необходимости можно увеличить количество указанных столбцов.

Не забывайте, в случае, если вы решите разработать свою форму ведомости, она, как и любой первичный документ, должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Как правильно заполнить форму ИНВ-19

Для проведения инвентаризации создаётся комиссия в составе не менее трёх человек. По результатам составляется ведомость в двух экземплярах. Один из них остаётся на складе другой передаётся в бухгалтерию.

Допускается вместо типовой формы ИНВ-19 использовать формы, разработанные самой организацией. Например, простой бланк инвентаризации (см. ссылку выше).

Обратите внимание на то, что результаты инвентаризации отражаются в учёте и отчётности того же месяца, в котором она проводилась. Годовая инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности и отражается в годовом бухгалтерском отчёте.

Непосредственно результаты инвентаризации указываются в табличной части ведомости. В графах «излишек» или «недостача» ставится общее количество и сумма выявленных расхождений (как правильно заполнять таблицу ИНВ-19 — смотрите образец выше).

Применение сличительных ведомостей: нюансы

При применении сличительных ведомостей (прежде всего, это касается таких классических документов, как ИНВ-18 и ИНВ-19) нужно иметь в виду, что:

1. Все ведомости составляются в двух экземплярах. Первый передается материально ответственному сотруднику, второй — в бухгалтерию в целях использования в качестве оправдательного документа при составлении проводок и на ответственное хранение.

1. Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом, следует отражать в ведомостях отдельно от собственных активов и пассивов, которые поставлены на баланс.
2. Порядок применения ведомостей может быть закреплен в отдельном локальном нормативе предприятия, например положении об инвентаризации.

В нем могут присутствовать самые разные нормы. Например, правило, по которому сличительные ведомости результатов инвентаризации составляются в зависимости от наличия или отсутствия излишков (недостач). Минфин советует составлять их только при обнаружении расхождений (п. 4.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

К прочим категориям норм, закрепляемых в положении об инвентаризации, можно отнести:

• правила внесения исправлений в ведомости (и порядок защиты ведомостей от несанкционированных корректировок);
• порядок применения ведомостей в электронном виде.

Итоги инвентаризации по всем активам (обязательствам) могут быть отражены в обобщающем документе. Как правило, он составляется по итогам определенного отчетного периода (квартала, года). Аналогично может применяться унифицированная или своя форма.

Зачем нужны сличительные ведомости и по какой форме их составлять

Сличительная ведомость — документ, в котором отражаются итоги инвентаризации в виде:

• излишков по проверяемому активу (обязательству);
• недостач;
• отсутствия излишков и недостач.

Сличительные ведомости заполняются на основании сведений из инвентаризационных описей. Например, составляемых по формам:

• ИНВ-1 (по основным фондам);
• ИНВ-1а (по НМА);
• ИНВ-3 (по ТМЦ).

Образцы заполнения бланков ИНВ-3 и ИНВ-1а можно скачать начале статьи.

В зависимости от типа учитываемых активов (обязательств) может быть подобрана оптимальная сличительная ведомость:

• унифицированная (например, ИНВ-18 для ОС и НМА или ИНВ-19 для ТМЦ);
• разработанная организацией самостоятельно.

и ИНВ-18 и ИНВ-19 можно в начале статьи.

Особенности заполнения

Вне зависимости, заполняется предложенный образец, или же самостоятельно разработанный, необходимо учитывать:

1. Инвентаризация, проводимая за месяц, за него же и составляется. Если речь идет о годовой инвентаризации, она привязывается к годовому бухгалтерскому отчету, перед которым и проводится.
2. Пустые графы обязательно отчеркиваются.
3. Сличительная ведомость заверяется на каждой странице не только бухгалтером, но и сотрудниками, которые материально ответственны за проверяемые ценности. Таким образом, они удостоверяют, что ознакомлены с результатами проверки и согласны с ними.

В ведомость не входят ценности, которые организация:

• по каким-либо причинам приняла на хранение;
• арендовала на определенное время;
• получила в целях переработки.

Такие ценности не находятся на бухгалтерском учете, несмотря на их наличие в складских помещениях, и не подлежат инвентаризации. С другой стороны на них должны иметься отдельные документы у складских рабочих.

Предлагаемая форма бланка позволяет при инвентаризации быстро и точно произвести учет результатов, с полными данными по товарно-материальным ценностям, которых обнаружено в излишке или недостаче, с получением конечного результате при окончании оформления. Кроме того, документ позволяет юридически подтвердить, что материально заинтересованные лица в курсе результатов проводимой инвентаризации и согласны с ее результатами, в чем добровольно подписываются. Естественно, использование формы ИНВ 19 эффективно при проведении проверки во всех отношениях.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ: как заполнять

Ведомость можно заполнять старым проверенным способом на бумажном носителе, а также документом в электронном виде, подписанным электронной подписью. Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ имеет унифицированную форму ИНВ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится непосредственно в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному работнику или работникам, если их несколько.

В шапке ИНВ-19 необходимо заполнить название компании, код по ОКПО, структурное подразделение, вид деятельности. Далее необходимо заполнить основание, согласно которому была проведена инвентаризация – таким основанием может являться, например, приказ или распоряжение руководителя. Далее указать его номер, дату, даты, когда была начата и закончена инвентаризация, вид операции.

Почему расходятся результаты

Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:

1. Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
2. Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.

Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:

• пересортица;
• хищение;
• пропажа предмета (по невнимательности);
• ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).

Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.

Составление сличительной ведомости ТМЦ форма ИНВ-19

Результаты инвентаризации ТМЦ отражаются в сличительной ведомости форма ИНВ-19. Скачать бланк данного документа и образец его заполнения можно в конце статьи.

Инвентаризация ТМЦ заключается в пересчете и проверке товаров, материалов, готовой продукции и прочих ценностей предприятия. При этом инвентаризационная комиссия заполняет опись форма ИНВ-3, образец которой можно найти здесь.

В описи отражаются фактические и учетные данный по товарно-материальным ценностям. Выявленные расхождения переносятся в сличительную ведомость.

В отношении основных средств и нематериальных активов составляется ведомость по форме ИНВ-18. Для товаров, материалов и прочих ценностей составляется сличительный бланк по форме ИНВ-19.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

4.1. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно — материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Похожие записи:

• Регистрационные подразделения ГИБДД в Чувашской Республике
• Универсальное пособие на детей с 2023 года: что меняется
• Судебная экспертиза: виды, порядок проведения, особенности