Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Новые сроки и расчётный период
Когда платить налоги
С 2023 года компании будут переводить налоги на единый налоговый счёт к единому сроку — уплатить налоги нужно будет до 28-го числа каждого месяца. Расчётный период для НДФЛ установлен с 23-го числа предыдущего месяца до 22-го числа расчётного месяца.
Например, если компания удерживает НДФЛ с зарплаты, выплаченной с 23 марта до 22 апреля, то заплатить налоги с неё она должна до 28 апреля.
Специальные сроки для января и декабря
Январь: удержанные налоги с зарплаты, начисленной с 1 по 22 января, уплачиваются до 28 января.
Декабрь: удержанные налоги с зарплаты, выплаченной с 23 по 31 декабря, уплачиваются в последний рабочий день года.
Когда сдавать декларации
Установлен новый единый срок сдачи налоговых отчётов — до 25-го числа, следующего за отчётным периодом. У 6-НДФЛ отчётным периодом считается I квартал, 6 и 9 месяцев. За год декларацию сдаём до 25 февраля. 3-НДФЛ сдаётся за год до 30 апреля следующего года.
Штрафные санкции за непредставление или просрочку сдачи отчетности по форме 6-НДФЛ
Если налогоплательщик по каким-то причинам не сдал отчетность, или сдал, но не в положенный срок, а так же при допущении ошибок в отчетности налоговая инспекция накладывает на налогоплательщика штрафные санкции или на должностное лицо. Размер штрафных санкций представим в виде таблицы:
| Размер штрафа | Вид нарушения |
| 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц с момента последнего дня сдачи отчетности | При нарушении сроков предоставления отчетности |
| Блокировка расчетного счета | Через 10 дней после последнего дня сдачи расчета |
| 500 рублей | В расчете имеются ошибки или нестыковки, тогда данный штраф взымается за каждый экземпляр отчетности. |
| Меньше чем 500 рублей | Допущены ошибки или нестыковки, которые не повлекли за собой потери в бюджете, недоимки по НДФЛ и не нарушены права физического лица |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Кто должен сдавать расчет 6-НДФЛ?
Ответ: Расчет 6-НДФЛ должны сдавать юридические лица, индивидуальные предприниматели и «самозанятые» физические лица, которые выступают в качестве налогового агенты по уплате налога за полученный доход физическим лицом, на основании трудового договора, гражданско-правового договора и т.д.
Вопрос №2 В какие сроки необходимо предоставить расчет 6-НДФЛ за 3 квартал в 32023году?
Ответ: За третий квартал расчет 6-НДФЛ должен быть предоставлен в налоговую инспекцию не позднее 31 октября 2023года.
Вопрос №3 в каком виде предприятие должно сдать расчет 6-НДФЛ за третий квартал , если на предприятии среднесписочная численность сотрудников больше 25 человек?
Ответ: Предприятие при численности работников более 25 человек за прошлый год должно предоставлять расчет только в электронном виде.
Пример заполнения 6-НДФЛ с 2023 года
ИП Васильев П.Н. выдает зарплаты сотрудникам по частям: аванс — 25 числа, вторую часть — 10-го.
Как он будет заполнять отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в 2023 году:
- 10 января сотрудники получат вторую часть зарплаты за январь. В тот же день с выплаты удержат НДФЛ. Сумму нужно указать в строке 021. Если в указанный период сотрудники получали прочие доходы, их также учитывают и отражают в строке общую сумму.
- 25 января предприниматель выплатит работникам авансы за февраль. 10 февраля они получат вторую часть зарплаты. С каждой выплаты удержат НДФЛ, и их сумму нужно указать в строке 022.
- 25 февраля работники получат авансы за март, а 10 марта — остальную часть зарплаты. Сумму НДФЛ с каждой выплаты нужно указать в строке 023.
- 25 марта предприниматель выплатит авансы за апрель. Удержанную с них сумму НДФЛ в 6-НДФЛ за первый квартал указывать не нужно. Ее отразят Расчете 6-НДФЛ за первое полугодие.
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта
Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).
Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.
Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:
- Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
- Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
- Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
- Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».
Общая информация о расчёте
Форма 6-НДФЛ подаётся всеми, кто в отчётном периоде производил выплаты работникам. Имеются в виду не только сотрудники, нанятые в штат, но и исполнители, с которыми заключены гражданские договоры. То есть все те лица, по отношению к которым наниматель выполняет роль налогового агента по НДФЛ.
Таким образом, сдать расчёт должны все организации, а также индивидуальные предприниматели-работодатели. Если ИП работает один, представлять 6-НДФЛ он не должен.
В расчёт включаются доходы, облагаемые НДФЛ. Если сумма не подлежит обложению (например, подарок работнику в пределах 4 тыс. рублей), то отражать её в составе общей суммы доходов не нужно. Кроме того, в отчётность не включают выплаты физлицам, если они платят НДФЛ самостоятельно.
Разберёмся, когда сдавать форму за периоды текущего года.
Нулевой 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
Кто обязан отчитаться по налогу на доходы физлиц путем сдачи расчета 6-НДФЛ
Необходимость создавать расчет по форме 6-НДФЛ (далее — Расчет) есть у тех, кто признан налоговым агентом по НДФЛ. Их полный список приведен в п. 1 ст. 226 НК РФ. Больше информации — в статье «Кто является налоговым агентом по НДФЛ». Подробно остановимся на особенностях представления расчета отечественными фирмами и предпринимателями.
При этом указанные лица должны были в расчетном периоде выплачивать доходы, облагаемые НДФЛ, в пользу физических лиц. Здесь имеются в виду не только трудовые договоры, но и ГПД, и издательские лицензионные договоры, и договоры авторского заказа.
Расчет состоит из двух разделов, первый из которых заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода, а во второй вносятся данные, относящиеся только к тому кварталу, за который составляется расчет. Таким образом, эта отчетность является квартальной и представляется контролирующим службам не позднее последнего дня следующего за отчетным кварталом месяца. Как заполнить 6-НДФЛ онлайн, читайте здесь.
По НДФЛ не будет иметь значение, с какой выплаты удержан налог: больничный, отпускные и т.д. Важно — в каком периоде он удержан.
За период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.
Перечисление налоговыми агентами сумм исчисленного и удержанного налога за период с 1 по 22 января, осуществляется не позднее 28 января; за период с 23 по 31 декабря -не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Уведомление сдается 25 числа, налог уплачивается 28 числа.
Фактически получается 13 периодов в году: 28 числа каждого месяца, затем в декабре за период с 23 по 31 декабря, не позднее последнего рабочего дня календарного года.
За период с 01 по 22 января — 28 января.
Если у организации несколько обособленных подразделений, можно подать уведомление по каждому подразделению отдельно. Также можно подать единое уведомление и по головной, и по обособленным подразделениям с указаниями КПП и ОКТМО каждого подразделения. Уплата будет единым платежом за все подразделения.
Особенности переходного периода. Суммы авансов, уплаченных в 2022 году, будут переведены на ЕНС и распределены после того, как будет сдана годовая отчетность. Подавать уведомление на эти суммы не надо.
На авансовые платежи по налогу на прибыль, отраженные в декларации за 3 квартал 2022 года, уведомления подавать не надо.
Переплата по налогу на прибыль в региональный бюджет сейчас зарезервирована под годовую декларацию и в данный момент, в переходный период, ее учет ведется отдельно. Впоследствии она будет учитываться в составе ЕНП.
Если после сдачи декларации по налогу на прибыль останется переплата в региональный бюджет, эта сумма будет учтена на ЕНС и увеличит его положительное сальдо.
Если по налогам платили авансовые платежи в 2022 г., продолжаете их платить в 2023 г. и параллельно сдавать уведомление ежеквартально о сумме, которая подлежит уплате по результатам истекшего квартала.
Переплата по налогам и сборам, имеющаяся на 31.12.2022, будет распределена по правилам для ЕНС, исходя из сроков уплаты налогов. Если сроки одинаковые, то будет распределяться пропорционально исчисленной обязанности.
Если на конец декабря по одному из налогов есть переплата, а по другому — долг, заявление на зачет можно не подавать, так как переплата будет переведена на ЕНС и за счет нее будет погашен долг.
Отложенные налоговые обязательства 2022 г. для некоторых организаций на УСН в 2023 году платятся на ЕНС, в том числе и годовой расчет по УСН.
Если организация имела право на перенос срока уплаты страховых взносов за 2 и 3 квартал 2022 года, но продолжала их уплачивать, то подавать уведомление не надо. На ЕНП буду лежать уплаченные суммы страховых взносов, ими налогоплательщик может распоряжаться по своему усмотрению.
На ЕНС можно положить авансом денежные средства. Они будут там храниться, их можно будет вернуть по заявлению. Решение о возврате будет принято в течение одного рабочего дня.
Денежные средства с ЕНП будут автоматически списываться в обязательства налогоплательщика при предоставлении уведомления или итогового расчета.
Если в текущем месяце налоги не исчислены, уведомление подавать не надо.
За 3 квартал 2022 г. НДС к возмещению, срок принятия решения — январь 2023 г. Заявление к возврату передано с декларацией.
Исходя из статьи 4 263-ФЗ надо будет писать заявление, так как заявления на возврат /зачет, поданные до 01.01.2023, не рассмотренные на эту дату, рассмотрению налоговым органом не подлежат.
Относительно возврата НДС к возмещению. После того, как сумма НДС будет подтверждена, она будет отправлена в ЕНП. Заявление на возврат надо будет писать с положительного сальдо ЕНС, не с НДС.
Страховые взносы за декабрь 2022г., уплаченные в январе 2023 г., будут начислены 2023 годом.
Правила блокировки. Правила блокировки счетов в 2023 году в целом не меняются. Изменение в том, что счет будет блокироваться только на сумму отрицательного сальдо ЕНС.
Шаг 1. Заполняем титульный лист
На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода. На титульном листе расчета указывают:
- ИНН и КПП организации;
- номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000. Если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется, и в этом окне указывается код 001, 002 и т. п.;
- расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1-й квартал, 31 — 2-й квартал, 33 — 3-й квартал, 34 — год) и отчетный год;
- код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением);
- графа «По месту нахождения» отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) к территориальной инспекции;
- в поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное);
- код муниципального образования ОКТМО;
- номер телефона для связи;
- ФИО руководителя организации или ИП.
Изменения в форме, которые необходимо учесть в 2021 году
В 2021 году у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама организация до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:
- указать ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
- использовать код 215 (крупнейшим налогоплательщикам — 216) в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» ;
- в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
- в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
- указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».
Кроме того, в порядке заполнения 6-НДФЛ произошли и другие изменения.
Крупнейшие налогоплательщики приводят КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
Изменения в 2022 году
Расчет 6-НДФЛ сдавайте с 2021 года по форме, которая утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Новый бланк включает справку о доходах (замена 2-НДФЛ). Скачать новую форму 6 НДФЛ на 2022 год можно здесь:
В 6-НДФЛ больше не нужно отражать дату получения дохода и дату удержания налога. Строки 100 и 110 раздела 2 ранее действовавшего расчета 6-НДФЛ исключили из формы. В расчете надо показывать только крайний срок перечисления удержанного НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. Вместо строки 120 раздела 2 это теперь поле 021 раздела 1 нового расчета. По каждой дате уплаты налога также нужно приводить его сумму в поле 022.
Сумма всех полей 022 будет отражена в поле 020 раздела 1. Таким образом, в разделе 1 расчета за I квартал 2022 года вы отразите сведения о налоге, который удержали в период с 1 января по 31 марта 2022 года, независимо от крайнего срока уплаты. Ориентироваться теперь нужно на дату удержания налога.
Например, матпомощь или зарплату за март выплатили 31 марта и удержали налог. Срок уплаты НДФЛ с таких выплат попадет на 1 апреля. Несмотря на это, такой налог нужно включить в раздел 1 расчета за I квартал 2022 г.
Если налог с дохода не удерживали, то поля 021 и 022 не заполняйте. Указывать в поле 021 – «00.00.0000» и поле 022 – «0» не нужно. Например, такая ситуация может сложиться при натуральной оплате труда или в случае когда вычеты превышают начисления.