Размер суточных при командировках и их расчет
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных при командировках и их расчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
|---|---|---|---|
|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
|
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
Действующее трудовое законодательство не регламентирует размер суточных, выплачиваемых работникам, и позволяет работодателям определять их величину самостоятельно (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Суточные при командировках по России
Наниматель, отправляя работника в служебную поездку по территории РФ, назначает размер суточных и компенсационных выплат согласно установкам локальных актов организации. Во многом сумму данной выплаты определяет цель поездки, ее длительность.
По части ограничений следует выделить лимит по суточным, который устанавливает НК РФ для исчисления налогов и взносов. Он составляет 700 руб. за день. Если суточные за день не превышают этот лимит, то налоги и взносы с них не высчитывают. Сумма суточных, которая превышает 700 руб. за день, подлежит обложению НДФЛ и общеобязательными взносами.
Названые ограничения учитываются и при однодневных командировках. Тем не менее за однодневные служебные поездки на территории РФ суточные не выплачивают. Вместо этого командированному покрывают понесенные расходы за время поездки. Например, оплату проезда на основании представленных проездных документов.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда. Пунктом 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрены следующие наказания:
- для должностных лиц – наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
- для тех, кто осуществляет деятельность без образования юрлица,
- штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- для должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Однако, если сотрудник не указал руководителю на убедительные причины отказа от командировки, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, например, к выговору.
Необходимые документы
На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.
В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:
- дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
- порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
- Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
- длительность командировки;
- реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
- алгоритм оплаты;
- подробное описание поставленной задачи.
Как рассчитать суточные за один день командировки
Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:
1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.
В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:
(ЗПод + Пр) / Дфо,
где:
ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;
Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);
Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.
Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).
2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.
Заменяем суточные выплаты выплатами за расходы на питание: мнение аудиторов
Каким бы ни был директор, «хорошим» или «плохим», так или иначе он преследует цель максимально сократить расходы на «ненужные», по его мнению, вещи. Среди множества предложений, которые регулярно поступают к нему на стол, он едва ли смог бы купить все из тех денег, что у него есть (и даже кредитов бы не хватило).
В связи с этим ему часто приходится думать о рентабельности того или иного мероприятия. Очень жаль, но часто директора «заигрываются» с сокращением расходов и прибегают не совсем к законным методам экономии.
Один из наших клиентов по услуге «облачный 1С сервис» рассказал историю о том, как в его организации руководитель запретил бухгалтеру выплачивать суточные командированному сотруднику с той поправкой, что ему будут компенсированы расходы на питание на основании предоставленных чеков.
Собственно, нас спросили о том, насколько это правомочно и как бы в дальнейшем не столкнуться со штрафами. Не зная в самом начале ответа на этот вопрос, мы постарались проанализировать текущее законодательство. Благо, ответ получилось найти, и он оказался отрицательным. Правда, к нашему совету так никто и не прислушался, но это уже не важно.
Сегодня мы расскажем Вам, чем суточные отличаются от расходов на питание, обязан ли работодатель их компенсировать, что вообще подразумевается под понятием «командировочные» и как лучше всего поступить в ситуации, когда работника необходимо отправить выполнять свои служебные обязанности вне города его постоянного проживания.
Суточные должны быть выплачены заранее
Как и другие расходы, связанные с командировкой, суточные должны быть выплачены работнику авансом. Таково прямое требование действующего законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
Суточные нужно выплатить за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни»).
Конкретного срока выплаты суточных законом не установлено. Поэтому организации и индивидуальные предприниматели, направляющие работников в служебные командировки, должны определиться со сроком самостоятельно (подробнее об этом см. «Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя»).
Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Дело в том, что совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).