Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Упрощение процедуры предоставления трудовых книжек
С 2024 года процедура предоставления трудовых книжек будет упрощена.
Изменения в правилах хранения трудовых книжек носят цифровой характер. Теперь работодатели могут предоставлять трудовые книжки своим сотрудникам в электронном виде. Это существенно облегчит процесс ведения документации и повысит удобство для работников.
Важно помнить, что предоставление трудовых книжек в электронном виде должно происходить в соответствии с требованиями законодательства.
Новые правила также предусматривают возможность хранения трудовых книжек на электронных носителях или в специальных информационных системах. Это значительно сокращает затраты на физическое хранение бумажных документов и минимизирует риски их утраты или повреждения.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Защита персональных данных при переходе на электронный формат
Внедрение электронного формата хранения трудовых книжек в 2024 году имеет существенные преимущества, однако требует особой осторожности в отношении защиты персональных данных работников.
Согласно новым правилам, компании обязаны предпринимать меры для обеспечения конфиденциальности и неразглашения персональных данных работников, которые могут содержаться в электронной форме трудовых книжек. Это включает в себя защиту от несанкционированного доступа, утечек информации и злоупотреблений.
В целях обеспечения безопасности персональных данных, предлагается внедрить системы шифрования и авторизации доступа, а также установить соответствующие контрольные механизмы. Компании также должны разработать и внедрить политику конфиденциальности и информационную безопасность, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и защитить персональные данные работников.
Процесс перехода на электронный формат требует не только соблюдения технических мер, но и обучения сотрудников правилам защиты персональных данных. Компании должны проводить регулярные тренинги и обучение сотрудников, чтобы они понимали основные принципы и требования по обработке и защите персональных данных.
Таким образом, внедрение электронного формата хранения трудовых книжек требует серьезного внимания к вопросам защиты персональных данных. Соблюдение требований по обработке и защите персональных данных является важным шагом для обеспечения конфиденциальности и сохранности информации о работниках.
Требования к первичной документации
С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.
Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.
Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.
Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.
Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.
Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября 2024 года
1. Переход к электронному формату
С 1 сентября 2024 года ведение и хранение трудовых книжек переходит на электронный формат. Это означает, что все данные о трудовой деятельности работника будут вести и храниться в электронной базе данных. Работодатели больше не будут выдавать физические книжки, а будут предоставлять сотрудникам доступ к онлайн-сервису, где они смогут просматривать и редактировать свои данные. Это позволит существенно упростить процесс ведения и хранения трудовых книжек, снизить риски потери или повреждения документов, а также улучшить доступность и удобство использования информации.
2. Цифровая подпись и безопасность данных
С переходом на электронный формат ведения трудовых книжек будет введена обязательная цифровая подпись. Все записи и изменения, сделанные в книжке, будут подписываться электронной подписью, которая гарантирует целостность данных и их подлинность. Это позволит исключить возможность подделки или изменения информации о работнике, а также обеспечит защиту персональных данных от несанкционированного доступа. При этом, доступ к данным каждого работника будет регулироваться различными уровнями доступа, чтобы обеспечить конфиденциальность информации.
Как правильно заполнять трудовые книжки
Трудовая книжка – это важный документ для каждого работника. Она является юридическим доказательством работы и содержит информацию о трудовом стаже. Правильное заполнение книжки многое значит, поскольку любые ошибки или неточности могут привести к непредвиденным последствиям.
Перед тем, как начать заполнять трудовую книжку, нужно назначить ответственного за ее ведение. В большинстве случаев это представитель кадровой службы или штатного юриста. Этот человек должен быть в курсе всех требований и изменений в правилах заполнения.
Как правило, трудовые книжки приобретают образцы в бланках у специализированных организаций. Вначале заполняются страницы с основными данными о работнике, затем добавляются последующие записи о месте работы, дате приема и увольнения, должности, заработной плате и других сведениях.
Важно помнить о том, как хранить трудовые книжки. Для этого нужно обеспечить правильные условия, чтобы они не повреждались или не попадали в чужие руки. Оптимальным вариантом является закрытая шкафчик с ключом или специальное помещение с контролируемым доступом.
Когда заполняете книжку, важно избегать ошибок и неточностей. Наиболее общими ошибками являются:
- неправильное указание даты начала или окончания работы;
- неверные сведения о должности или обязанностях;
- ошибки в указании заработной платы;
- неправильное написание фамилии, имени или отчества работника.
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут привести к проблемам, потере данных и сложностям при доказательстве фактов трудового стажа. Поэтому необходимо заполнять книжки внимательно и проверять информацию перед подписанием.
Заполнение трудовых книжек требует знания специфики работы, а также грамотного использования техники заполнения. Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать официальный бланк, проверять правильность заполнения каждой ячейки и обращаться к профессионалам для консультации при необходимости.
Когда требуется заверение копии трудовой книжки
Обратиться за копией своей трудовой книжки может работник. Для этого он на имя руководителя должен написать заявление, в котором указывается просьба выдать оформленную должным образом трудовую книжку. Сотрудник может не указывать по какой именно причине ему потребовалась копия трудовой. Этот документ может потребоваться в банк, если работник решил оформить кредит. Запросить копию трудовой могут в соцзащиту для оформления каких либо пособий или льгот. Все причины, по которым может потребоваться копия трудовой являются для сотрудника личными и сообщать о них он не обязан. Копия трудовой также может потребоваться и работодателю, когда он подает документы на возмещение затрат по выплаченным пособиям в ФСС. По предоставленной копии будет подтвержден стаж, используемый для расчета пособия.
Важно! Заверить должным образом книжку и выдать сотруднику копию работодатель в 2024 года должен в течение 3 рабочих дней с даты обращения за ней (62 ТК РФ).
Перепись данных о трудовых книжках в 2024 году: что важно знать
В 2024 году вступят в силу новые правила хранения трудовых книжек, которые потребуют переписи данных всех сотрудников. Эти изменения коснутся как сотрудников, так и работодателей, и важно знать, что они обязаны сделать для соблюдения новых требований.
В первую очередь, работодателям следует уделить внимание переписи данных о трудовых книжках своих сотрудников. Прежде всего, необходимо проверить правильность заполнения данных и сверить их с информацией, содержащейся в трудовых книжках. В случае несоответствия, работодатель обязан внести исправления и дополнения в данные сотрудников.
Кроме того, перепись данных о трудовых книжках предусматривает создание электронной базы данных, в которой будут храниться все сведения о каждой трудовой книжке. Это позволит упростить доступ к информации и обеспечить ее более надежное сохранение. Также, работодателям необходимо будет предоставить сотрудникам доступ к данным их трудовых книжек, чтобы они имели возможность просматривать и контролировать свои данные.
Сотрудникам также важно знать, что после вступления в силу новых правил, их трудовые книжки будут храниться в электронном виде, а не в бумажном. Это требует особого внимания к сохранности и защите данных. Работники должны быть готовы предоставить необходимую информацию для создания электронной базы данных и следить за точностью данных, содержащихся в их трудовых книжках.
В целом, перепись данных о трудовых книжках в 2024 году вводит существенные изменения в хранение и обработку информации. Важно быть внимательными и следовать новым правилам, чтобы избежать возможных проблем и несоответствий в данных о своей трудовой деятельности.
Важность актуализации информации и регулярного обновления данных
С 2024 года новые правила хранения трудовых книжек вносят существенные изменения в процесс ведения персональных данных работников. Одним из ключевых аспектов становится актуализация информации в трудовых книжках и регулярное обновление данных работников.
Актуальность информации в трудовой книжке играет важную роль в случаях проверки трудовых прав работника, например, при увольнении или получении социальных выплат. Записи должны быть отражены в соответствии с действительностью и беспрекословно документально подтверждены.
Регулярное обновление данных также является неотъемлемой частью хранения трудовых книжек. Работодатели должны обеспечивать своевременную актуализацию изменений в персональных данных работников, таких как смена фамилии, контактной информации, наличие квалификации или медицинских справок. Это помогает поддерживать актуальность информации в трудовой книжке и исключить возможные проблемы при использовании этих документов.
Для упрощения процесса актуализации информации и обновления данных в трудовых книжках работодатели могут применять электронные системы. Это позволяет ускорить процесс обновления информации, минимизировать ошибки и обеспечить централизованное хранение данных. Однако необходимо учитывать требования законодательства и обеспечить конфиденциальность информации работника.
В свете новых правил хранения трудовых книжек, актуализация информации и регулярное обновление данных становятся неотъемлемой частью работы с персональными данными работников. Это позволяет сохранить актуальность документов, обеспечить правовую защиту работника и соответствовать требованиям законодательства.
Электронные трудовые книжки в 2024: как перейти на новый формат
Согласно СЗВ-ТД, с 2024 года все работодатели должны вести записи трудовых книжек в электронной форме. Это значит, что необходимо перейти на новый формат оформления трудовых документов.
Первый шаг к переходу на электронные трудовые книжки – оформить заявление на получение электронной копии книжки в местном территориальном органе Россельхознадзора. Кроме того, необходимо проверить наличие бумажных записей в трудовой книжке и получить их сдав работодателям.
Далее необходимо сдать бумажные книжки в центры занятости и получить уведомление о сдаче. После этого можно подать заявление о выпуске электронной копии трудовой книжки.
После получения электронной книжки необходимо сверить записи в бумажной и электронной форме, чтобы не отсутствовали важные данные. Также нужно оформить отчетность в новой форме и проверить ее на правильность.
Важно соблюдать правила переноса данных из бумажных носителей в электронный формат, чтобы избежать ошибок и потерь информации. Необходимо также обучить сотрудников новому формату работы и настроить соответствующее программное обеспечение.
Изменения в законодательстве
Согласно новым изменениям в Трудовом кодексе, с 1 января 2024 года все организации обязаны будут перейти на электронный формат оформления трудовых книжек.
Сотрудники должны будут сдать бумажные трудовые книжки и получить записи в электронном формате. Для этого им необходимо будет сдать запрос на перенесение данных из бумажной формы в электронный вид посредством заполнения заявления.
Также работодатели должны будут перейти на новый формат отчетности и проверить, что все записи в электронных трудовых книжках соответствуют требованиям нового законодательства. В случае нарушения правил, работодатель может быть привлечен к ответственности.
- Первый шаг – перенесут данные из бумажных трудовых книжек в электронный формат
- Второй шаг – проверить электронную отчетность и выдать записи в электронном виде
- Третий шаг – сдать заявления на переход на новый формат отчетности (сзв-тд) в электронной форме